Errores en los informes contables Cómo manejarlas

Los informes contables ayudan a los gestores financieros y a los propietarios de las empresas a comprender todo lo que ocurre dentro de la compañía. Son vitales para presentar las declaraciones de impuestos, procesar las nóminas de los empleados y mantener la alineación con las regulaciones gubernamentales. Incluso el sistema de contabilidad más sofisticado producirá errores en los informes si no se lleva a cabo el proceso correcto.

Los errores en los informes contables son fáciles de cometer, pero indican que hay un fallo en el procedimiento, y no necesariamente en el sistema de informes. Para ayudarte a navegar y corregir varios errores en los informes contables, aquí tienes cuatro de los más comunes, y cómo solucionarlos.

Omisión de información

IEs un simple error que le ocurre a todas las personas del planeta en algún momento de su vida. Esto sólo significa que un registro no ha sido incluido. Puede ser un simple descuido, pero tiene un gran efecto en el procesamiento de cualquier informe contable. Por ejemplo, es posible que haya olvidado registrar un recibo de una cena con un cliente o de una función de la empresa. Esto ocurre más a menudo de lo que se piensa porque el recibo se tira o se extravía.

Los errores de omisión ocurren por cualquier número de razones, y en la mayoría de los casos se trata de un simple descuido. Tenga como prioridad guardar todos los documentos financieros en un lugar separado. Archive cada papel con un sistema de organización específico. Si tienes el recibo en la mano mientras estás sentado en el escritorio, procésalo. No esperes a un día del mes para intentar conciliar todo de una vez.

Errores de transposición

Los errores de transposición se producen cuando se introduce una cantidad errónea en el sistema contable al cambiar los números. Puede ocurrir fácilmente a cualquier persona con un poco de dislexia o falta de concentración. Incluso una diferencia de 50 dólares entre los dos importes puede dar lugar a una información errónea a Hacienda. Se inflará o subestimará el verdadero estado financiero de la empresa, por lo que este tipo de errores deben manejarse con cuidado.

La única forma real de resolver este problema es asegurarse de que se registran las cantidades correctas. Entregue los informes a una persona neutral para que compruebe los gastos con el dinero reclamado. A veces, los errores de transposición se siguen produciendo a pesar de esto, por lo que existe un seguro de responsabilidad contable.

Duplicación de ingresos o gastos

Otro error común en los informes contables: la duplicación de una transacción financiera en el sistema contable ocurre todo el tiempo. Puede ser que estés demasiado ocupado y no te hayas dado cuenta de que has procesado e impreso la misma factura dos veces. Esto refleja un importe de beneficios incorrecto que afectará a los impuestos y a otros informes contables. También puede ocurrir con los gastos, especialmente si se procesaron dos recibos por importes similares el mismo día.

Este error puede ser manejado sin esfuerzo con un sistema de contabilidad. Hay funciones en cualquier programa financiero que permiten establecer reglas específicas, como el control de posibles transacciones duplicadas. Los errores de duplicación se pasan por alto porque el número de factura y el sello de tiempo pueden ser diferentes. Los ajustes del sistema pueden ayudar si se registra el mismo proveedor por un importe o fecha similar. El programa le avisa para que pida confirmación antes de procesar cualquier transacción que se parezca demasiado a otra.

Confundir ingresos y gastos

Entender los ingresos y los gastos es lo básico en la formación de todo contable. Tienes cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Estos términos son muy similares, por lo que puede ser confuso cuando se trabaja con muchas transacciones en un momento dado. Digamos, por ejemplo, que tienes una factura para un cliente, pero la procesas en cuentas por pagar. Ahora aparece en sus informes contables como un gasto de la empresa que debe pagarse, en lugar de un beneficio esperado.

Incluso en el orden inverso, este error puede tener una gran influencia en su informe financiero de fin de año. El sistema informará de más dinero del que la empresa ha ingresado. El método más sencillo para evitar este error es procesar las facturas y los gastos en días alternos entre sí. Elija una hora determinada para trabajar sólo con las cuentas por cobrar y deje las cuentas por pagar para otro momento.

Los errores en los informes contables son comunes, pero también son fáciles de solucionar. Lo más importante es que te des cuenta cuando se produzca uno de estos errores para poder solucionarlo cuanto antes.