Cómo las soluciones de pago de facturas digitales ayudan

Mantener un flujo de caja saludable es una preocupación importante para cualquier empresa, grande o pequeña. Por suerte, las soluciones digitales de pago de facturas pueden ayudar a empresas de todos los tamaños y sectores a lograr el delicado equilibrio entre las entradas y salidas de fondos para mantener un flujo de caja positivo y una buena salud financiera.

 

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja es la cantidad neta de efectivo o equivalentes de efectivo que entra y sale de su negocio. Los retos únicos de los últimos 18 meses han contribuido a resaltar el impacto del flujo de caja, especialmente en las pequeñas y medianas empresas (PYMES).

Con las ventas a la baja, muchas PYMES se vieron obligadas a adaptar sus modelos de negocio a las nuevas condiciones y restricciones. Sin embargo, estos cambios y turbulencias exigen reservas de efectivo que les ayuden a capear el temporal.

Según una encuesta reciente de Goldman Sachs, el 44% de las pequeñas empresas estadounidenses tienen reservas de efectivo para menos de tres meses, lo que les deja un margen de maniobra limitado en caso de crisis. No tiene por qué tratarse de otra pandemia mundial: una tubería rota o una avería mecánica inesperada también pueden agotar rápidamente el flujo de caja de su empresa.

Aunque los problemas de liquidez tienen tantas soluciones potenciales como causas, las nuevas tecnologías también pueden venir al rescate.

 

No tema: La tecnología financiera esta aquí

Si en la última década ha salido a tomar algo con sus amigos y se dio cuenta de que había dejado la cartera en casa, es probable que haya pagado a alguien con una de las muchas aplicaciones de pago móvil entre pares que existen.

Sin embargo, cuando se trata de pagos entre empresas, es probable que esté acostumbrado a métodos mucho menos convencionales, como los cheques en papel.

La buena noticia es que las tecnologías financieras evolucionan constantemente, y las soluciones de pago de facturas digitales que antes sólo estaban disponibles para las empresas de nivel empresarial ahora son accesibles para empresas de todos los tamaños. La implantación de estas herramientas puede ayudar a su empresa a eliminar algunos de los problemas de flujo de caja más comunes.

4 características que debe buscar en las soluciones de pago de facturas para mejorar su flujo de caja

El uso de una solución digital de pago de facturas puede ayudar al flujo de caja de su empresa, ya que le permite ahorrar tiempo y centrarse en la generación de ingresos en lugar de en el trabajo pesado.

Además, a diferencia de un libro físico o de una vieja caja de zapatos llena de facturas en papel, las herramientas digitales, como Melio, están diseñadas para adaptarse al crecimiento y crear los flujos de trabajo adecuados desde el principio.

Estas son las características digitales clave que le ayudarán a mantener un flujo de caja positivo:

• Pagos programados:

Muchas soluciones digitales de pago de facturas ofrecen la posibilidad de programar los pagos por adelantado.

Esta función le permite gestionar todas sus facturas de una sola vez, ayudándole a mantenerse organizado y eficiente. También significa que paga justo a tiempo, ni un minuto antes -lo que podría agotar sus reservas de efectivo- ni demasiado tarde, arriesgándose a recibir recargos y multas por demora.

Los pagos puntuales también ayudan a preservar las relaciones con los proveedores que tanto le cuesta crear, lo que se traduce en condiciones de pago y precios atractivos. Ambas cosas refuerzan aún más su flujo de caja.

• Capacidad de seguimiento:

Utilizar una solución de pago de facturas digital significa que puede ver todos sus pagos en un solo lugar. Esto le permite hacer un seguimiento de los fondos que salen y ver el estado de cada pago en un único panel.

Utilizar la misma herramienta para las cuentas por cobrar facilita aún más la planificación y el conocimiento de las reservas de efectivo con las que se puede jugar en cualquier momento.

• Elección de métodos de pago:

Alternar entre los métodos de pago es una forma estupenda de sortear los obstáculos del flujo de caja, y además es súper fácil cuando se utilizan las herramientas adecuadas.

Las soluciones digitales de pago de facturas suelen ofrecer transferencias bancarias y ACH gratuitas, lo que le ayuda a ahorrar en comisiones siempre que sea posible.

Algunas herramientas también ofrecen la posibilidad de pagar las facturas de la empresa con una tarjeta de crédito, incluso si sus proveedores no suelen aceptar tarjetas. De este modo, sus proveedores reciben el pago de inmediato, en la forma que prefieran, mientras que su empresa disfruta de una holgura adicional hasta el siguiente ciclo de facturación de la tarjeta. También puede obtener recompensas de la tarjeta y devoluciones de dinero por gastos importantes, lo que supone un ahorro adicional que impulsa su flujo de caja.

También hay opciones de pago rápido, como el push-to-card, para esos pagos de última hora que tuvo que posponer hasta que el cheque llegó por fin al correo.

• Flujos de trabajo de aprobación:

A medida que su empresa crece, puede descubrir que la gestión de sus facturas ya no es tarea de una sola persona. Tanto si asigna a un empleado como si contratas a un contable externo, tendrás que seguir vigilando las idas y venidas de tu cuenta bancaria para evitar que los pagos sorpresa agoten tu tesorería.

Imagine, por ejemplo, que tiene una factura de electricidad anormalmente alta que piensa aplazar hasta su fecha de vencimiento. Espera tener más fondos para entonces, y también tiene facturas más urgentes que pagar ahora. Un empleado que carezca de esta visión de conjunto podría optar por pagar la factura antes de tiempo y quitársela de encima, sin ser consciente de su potencial de pérdida de dinero.

Afortunadamente, muchas soluciones de pago de facturas digitales tienen flujos de trabajo de aprobación integrados que le permiten colaborar con otros sin perder el control del proceso. Estas herramientas le permiten invitar a usuarios y asignarles funciones y permisos. También puedes utilizarlas para establecer umbrales para los pagos que requieren aprobación, de modo que no tendrá que ocuparse de cada céntimo gastado.

 

En resumen

Una buena solución de pago digital de facturas aprovecha el poder de la tecnología para ayudar a las empresas a mantener la salud financiera y preservar el flujo de caja. Este tipo de herramientas están ahora ampliamente disponibles para las empresas más pequeñas, combinando la comodidad de las aplicaciones de pago de los consumidores, como Venmo, con características de nivel empresarial creadas específicamente para las transacciones B2B.