Ошибки в бухгалтерской отчетности и как с ними бороться

Бухгалтерские отчеты помогают финансовым менеджерам и владельцам бизнеса понимать все, что происходит внутри компании. Они жизненно важны для подачи налоговых деклараций, расчета заработной платы сотрудников и соблюдения государственных постановлений. Даже самая полная система бухгалтерского учета может делать ошибки в отчетах, если не соблюдается правильность процесса.

Ошибки в бухгалтерской отчетности допустить легко, но это может указывать на недостаток процедуры, не обязательно системы отчетности. Чтобы помочь вам понять и исправить некоторые ошибки бухгалтерского отчета, предлагаем вам четыре наиболее распространенных из них и способы их исправления.

Отсутствие информации

Это простая ошибка, которая случается с каждым человеком на планете в какой-то момент своей жизни. Это просто означает, что вы упустили какой-то показатель. Это может быть простая оплошность, но она имеет большое влияние на весь бухгалтерский отчет. Вы могли, например, забыть захватить квитанцию ​​от обеда с клиентом или корпоративного мероприятия. Это происходит чаще, чем вы думаете, поскольку квитанции ​​выбрасывают или теряют.

Такие ошибки случаются по разным причинам, и чаще всего это просто невнимательность. Сделайте приоритетным хранение всех финансовых документов в отдельном месте. Регистрируйте каждый чек в определенной организационной системе. Если вы держите чек в руке, сидя за столом, сразу обработайте его. Не ждите какого-то определенного дня в месяце, чтобы попытаться охватить все сразу.

Ошибки транспонирования

Ошибки транспонирования возникают, когда неправильная сумма вводится в систему учета путем переключения чисел. Это может случиться с любым человеком с недостатком внимания. Даже разница в 50 долларов в двух суммах может привести к тому, что в IRS попадет неверная информация. Это в свою очередь приведет либо к завышению, либо к занижению истинного финансового состояния бизнеса, поэтому с такими ошибками нужно быть осторожными.

Единственный реальный способ справиться с этой проблемой – убедиться в том, что фиксируются правильные суммы. Передайте отчеты нейтральной стороне, чтобы перепроверить расходы по заявленным суммам. Иногда ошибки транспонирования все же остаются, поэтому существует страхование бухгалтерской ответственности.

Дублирование доходов или расходов

Еще одна распространенная ошибка бухгалтерской отчетности: дублирование финансовой операции в бухгалтерской системе. Возможно, от чрезмерной занятости вы можете не заметить, что дважды обработали и распечатали один и тот же счет. Это в конечном итоге отразит неверную сумму прибыли, которая повлияет на налоги и другие бухгалтерские отчеты. Это может произойти и с расходами, особенно если две квитанции на одинаковые суммы обрабатываются в один и тот же день.

Эту ошибку легко исправить с помощью системы бухгалтерского учета. В любой финансовой программе есть функции, которые позволяют устанавливать определенные правила, такие как отслеживание возможных дублированных транзакций. Ошибки дублирования игнорируются, когда отличаются номер счета-фактуры и время. Системные настройки могут помочь, если один и тот же поставщик зарегистрирован на аналогичную сумму или дату. Программа уведомляет вас и запрашивает подтверждение перед обработкой любой транзакции, которая слишком похожа на другую.

Путаница с доходами и расходами

Понимание доходов и расходов – это основа обучения каждого бухгалтера. Имеется дебиторская и кредиторская задолженность. Эти термины очень похожи, поэтому может возникнуть путаница, когда вы работаете со множеством транзакций в одно время. Например, у вас есть счет для клиента, но вы его обрабатываете в разделе «Счета к оплате». Таким образом он отобразится в ваших бухгалтерских отчетах как «Расходы компании», которые должны быть оплачены, а не как ожидаемая прибыль.

Даже в обратной ситуации эта ошибка может иметь большое влияние на ваш финансовый отчет на конец года. Система сообщит о большем количестве денег, чем принесла компания. Самый простой способ избежать эту ошибку – обрабатывать счета-фактуры и расходы поочередно. Выберите установленное время, чтобы работать только с дебиторской задолженностью, и оставьте счета к оплате на другое время.

Ошибки в бухгалтерской отчетности – обычное дело, но их легко исправить. Самое важное заметить ошибку и исправить ее как можно скорее.